Buchung von EC-Karten-Umsätzen in der Kassenführung

In Betrieben mit überwiegendem Bargeldverkehr nutzen Kunden häufig die Möglichkeit, ihre Zahlungen bargeldlos mit EC-Karte abzuwickeln. Doch die von den Betrieben gelebte Buchungspraxis stand jüngst infrage.

Demnach werden in einem ersten Schritt die Gesamtumsätze – inklusive der bargeldlosen Geschäftsvorfälle (EC-Kartenzahlungen) – im Kassenbuch aufgezeichnet und in einem zweiten Schritt die EC-Zahlungen wieder ausgetragen und separiert. Auch auf dem Kassenkonto wird zuerst der Gesamtbetrag gebucht, bevor die EC-Kartenumsätze wieder ausgebucht werden.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) sah und sieht hierin grundsätzlich einen formellen Mangel der Buchführung. Bare und unbare Geschäftsvorfälle seien getrennt zu buchen. Im Kassenbuch seien ausschließlich Barbewegungen zu erfassen.

Das BMF hat diese Rechtsauffassung jedoch nunmehr in einem aktuellen Schreiben etwas entschärft. Zwar stellt weiterhin auch die – zumindest zeitweise – Erfassung von EC-Kartenumsätzen im Kassenbuch einen formellen Mangel dar. Dieser bleibt jedoch bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung regelmäßig außer Betracht. Voraussetzung hierfür ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestands jederzeit besteht (Kassensturzfähigkeit).

Neu: Ab 1.1.2018 unangekündigte Kassen-Nachschau jederzeit möglich

Das sollten Sie in Zukunft beachten:

Seit Anfang des Jahres kann das Finanzamt Sie unangekündigt aufsuchen und eine Kassen-Nachschau durchführen.

Wir empfehlen Ihnen, sich hierauf vorzubereiten, damit Sie für den Fall der Fälle gut gerüstet sind.

Ab wann ist die Kassen-Nachschau möglich?

Erlaubt ist dies seit dem 1.1.2018.

Zu welchen Zeiten darf diese durchgeführt werden?

Während der branchenüblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Diese darf allerdings nur auf den Geschäftsgrundstücken oder in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen stattfinden. Die Kassen-Nachschau darf außerhalb einer Außenprüfung und ohne eine vorherige Ankündigung erfolgen.

Darf der Finanzbeamte gegen Ihren Willen die Wohnräume betreten?

Nein. Er darf die Wohnräume gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten.

Handelt es sich bei der Kassen-Nachschau um eine Außenprüfung im Sinne des § 193 AO?

Nein, dies ist nicht der Fall. Er kann jedoch die Kassen-Nachschau – ohne vorherige schriftliche Prüfungsanordnung – auf eine Außenprüfung erweitern, wenn Kassenaufzeichnungen, Buchungen o. ä. beanstandet werden.

Was muss ich beachten, wenn es soweit kommt?

Geben Sie sich kooperativ. Gestatten Sie dem Prüfer Einsicht in die von ihm geforderten Kassenunterlagen. Wenn Sie ihm dies verweigern, kann der Prüfer sofort zu einer Außenprüfung übergehen. Wenn Sie auch hier nicht produktiv mitarbeiten sollten, kann der aufgedeckte Mangel zu Ihren Lasten ausgelegt und zu Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn führen.

Verhalten Sie sich dem Prüfer gegenüber stets höflich, so wie Sie es bei jeden Ihrer Kunden oder Geschäftspartner auch tun würden.

Zusammenfassung:

  • Die Prüfung wird nicht angekündigt.
  • Gestatten Sie dem Prüfer umgehenden Zugang zu den Geschäftsräumen und lassen Sie sich den Prüferausweis zeigen.
  • Informieren Sie uns umgehend.
  • Notieren Sie alle wichtigen Kontaktdaten des Prüfers und Finanzamtes und erfragen Sie fehlende Daten.
  • Informieren Sie die zuständigen Mitarbeiter über die Kassen-Nachschau.
  • Andere Mitarbeiter sind nicht auskunftsberechtigt.
  • Bitten Sie den Prüfer um schriftliche Mitteilung, welche Unterlagen er einsehen möchte.
  • Übergeben Sie dem Prüfer die geforderten Unterlagen. Machen Sie sich hiervon Kopien.
  • Sollten Sie Fragen nicht beantworten können, bitten Sie den Prüfer, sich an uns zu wenden.

Wie geht es nach der Kassen-Nachschau weiter?

  • Wurden Mängel in Ihrer Kassenführung festgestellt, es kam jedoch nicht zu einer Außenprüfung, erhalten Sie einen Prüfungsbericht. Hierauf folgt ein geänderter Steuer-bescheid mit Steuernachforderungen.
  • Erfahrungsgemäß sind die Zuschätzungen zu Umsatz und Gewinn oftmals überhöht und für Sie nachteilig. Hierzu verweisen wir auf das Urteil des Finanzgerichts Münster, AZ 7 K 3675/13 E, G, U vom 29.03.2017. Gegebenenfalls können Sie bzw. Ihr Steuerberater gegen den geänderten Bescheid Einspruch einlegen und ggf. klagen.

Kassen-Nachschau durch das Finanzamt ab 2018

Die zuständigen Finanzämter können ab dem 01.01.2018 eine sogenannte Kassen-Nachschau durchführen. Die Kassen-Nachschau dient der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.

1. Zweck der Kassen-Nachschau

Die Kassen-Nachschau dient der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.

2. Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung

Die Kassen-Nachschau kann ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten erfolgen.

3. Kassenführung als steuerliche Grundaufzeichnung

Mit der Kassen-Nachschau werden steuerliche Grundaufzeichnungen überprüft. Diese steuerlichen Grundaufzeichnungen haben gewinnwirksame Auswirkungen auf zahlreiche Steuerarten, wie z. B. die Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer.

4. Kassen-Nachschau als Sperrwirkung für strafbefreiende Selbstanzeige

Mit der Kassen-Nachschau kann eine Sperrwirkung für die strafbefreiende Selbstanzeige eintreten. Für eine umfassende Sperrwirkung reicht es aus, wenn lediglich ein strafbefangener Besteuerungszeitraum durch einen Sperrgrund erfasst ist. D. h. der strafbefangene, gesperrte Zeitraum infiziert alle weiteren Steuerstraftaten und sperrt auch diese. Dies hat zur Folge, dass eine strafbefreiende Selbstanzeige nicht mehr möglich ist.

5. Rechtzeitige Fehlervermeidung bei der Kassenführung

Die Kassen-Nachschau, die ab dem 01.01.2018 möglich ist, wirkt somit auch in Zeiträume hinein, die bereits vor der Kassen-Nachschau liegen. Vor diesem Hintergrund ist es erforderlich, dass bei der Erfassung der Kasseneinnahmen Fehler vermieden werden bzw. bereits bestehende Fehlerquellen bereinigt werden.

Wir informieren Sie gerne ausführlich und individuell über die Kassen-Nachschau sowie über die Voraussetzungen über eine ordnungsgemäße Kassenführung. Bitte vereinbaren Sie einen zeitnahen Beratungstermin.

Ihr HRB Team

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