Zu Beginn eines Jahres stellt sich immer wieder die Frage: Welche Geschäftsunterlagen darf ich aussortieren.
Folgendes müssen Sie bezüglich der Aufbewahrung wissen:
- Je nach Art sind Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgeschickt wurden.
- Aufbewahrung von Lieferscheinen seit 1.1.2017: Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet diese Frist mit Erhalt der Rechnung und für abgesandte Lieferscheine mit Versand der Rechnung.
- Die Unterlagen dürfen trotz Ablauf der regulären Frist nicht vernichtet werden, wenn eine Außenprüfung oder Einspruchsverfahren läuft oder die entsprechende Steuerfestsetzung vorläufig ist (§ 147 Abs. 3 AO)
- Unterlagen dürfen und sollten länger als sechs bzw. zehn Jahre lang aufbewahrt werden, wenn diese zur drohenden oder begonnenen Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung nötig sind.
- In der Bilanz muss eine Rückstellung für die Verpflichtung zur Aufbewahrung gebildet werden.