I. Rechnungen und Gutschriften
1. Rechnungen
a) Begriff
Eine Rechnung ist jedes Dokument oder eine Mehrzahl von Dokumenten, mit denen über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Die Bezeichnung der Rechnung im Geschäftsverkehr ist unbeachtlich. Rechnungen können auf Papier oder, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, auf elektronischem Weg übermittelt werden.
Als Rechnung ist auch ein Vertrag anzusehen, der die in 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält. Im Vertrag fehlende Angaben müssen in anderen Unterlagen enthalten sein, auf die im Vertrag hinzuweisen ist.
b) Elektronische Rechnungen
Rechnungen können, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, auf elektronischem Weg übermittelt werden. Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form, es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll.
Bei elektronischer Übermittlung der Rechnung ist die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten. Dies kann auf zwei Arten erfolgen:
mit qualifizierter elektronischer Signatur oder mit qualifizierter elektronischer Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz.
im EDI-Verfahren mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form, wenn diese zusammenfassende Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde.
Auch bei Rechnungen, die per Telefaxoder E-Mail übermittelt werden, und bei als Rechnungen geltenden Fahrausweisen im Sinne des 34 UStDV, die im Online-Verfahren erstellt werden, handelt es sich um elektronisch übermittelte Rechnungen (vgl. hierzu im Einzelnen A 184a Abs. 5 UStR 2008).
2. Gutschriften
Eine Gutschrift ist eine Rechnung, die vom Leistungsempfängerausgestellt wird. Eine Gutschrift kann auch durch juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, ausgestellt werden. Der Leistungsempfänger kann mit der Ausstellung einer Gutschrift auch einen Dritten beauftragen, der im Namen und für Rechnung des Leistungsempfängers abrechnet ( 14 Abs. 2 S. 5 UStG).
Die am Leistungsaustausch Beteiligten können frei vereinbaren, ob der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger abrechnet die Vereinbarung hierüber muss vor der Abrechnung getroffen worden sein.
Die Vereinbarung zur Abrechnung mit Gutschrift ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann sich aus Verträgen oder sonstigen Geschäftsunterlagen ergeben. Sie kann auch mündlich getroffen werden.
Eine Gutschrift auf elektronischem Weg ist zulässig.
II. Rechnungserteilung
Der Unternehmer ist bei Ausführung von Lieferungen oder sonstigen Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, stets verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Die Steuerpflicht ist in diesen Fällen nicht Voraussetzung für die Verpflichtung zur Rechnungserteilung.
Kommt der Unternehmer seiner Verpflichtung zur Rechnungsausstellung nicht nach, so kann dies als Ordnungswidrigkeit nach 26a Abs. 1 Nr. 1 UStG mit einer Geldbuße bis zu fünftausend Euro geahndet werden.
III. Rechnungsinhalt
1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Den Anforderungen des 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 1 UStG ist genügt, wenn sich auf Grund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen.
Als Anschrift reicht auch ein Postfach oder eine c/o Adresse, soweit eine Identifizierung weiterhin möglich ist.
Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft kann der Name und die Anschrift der Organgesellschaft angegeben werden, wenn der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger unter dem Namen und der Anschrift der Organgesellschaft die Leistung erbracht bzw. bezogen hat. Bei Unternehmern, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift.
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Nach 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG muss der leistende Unternehmer in der Rechnung entweder die ihm vom inländischen Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.
Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft muss die Organgesellschaft die ihr oder dem Organträger erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Steuernummer des Organträgers angeben.
3. Ausstellungsdatum
Die Rechnung muss das Datum enthalten, an dem sie ausgestellt wurde.
4. Rechnungsnummer
Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Es ist zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich.
Im Fall der Gutschrift ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftsaussteller zu vergeben. Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise müssen keine fortlaufende Nummer enthalten.
5. Leistungsbeschreibung
In der Rechnung muss die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung angegeben werden.
Die Leistungsbeschreibung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Identifizierung der abgerechneten Leistung ermöglichen.
Handelsübliche Bezeichnungen sind solche, die sich im geschäftlichen und wirtschaftlichen Verkehr als üblich durchgesetzt haben. Gruppen- oder Gattungsbezeichnungen (Computer, Zubehör etc.) reichen hingegen nicht aus, da hier eine Identifizierung nicht möglich ist. Gleiches gilt für pauschale Aussagen, die nicht weiter konkretisiert werden können, wie „wie vereinbart , „wie bestellt oder „nach Absprache etc.
6. Leistungs- oder Vereinnahmungszeitpunkt
In der Rechnung ist der Zeitpunktder Lieferung oder sonstigen Leistung anzugeben.
Das gilt auch bei der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils für eine noch nicht ausgeführte Leistung, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung jeweils feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist.
In den Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über a conto oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist auf der Rechnung kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird. Nach 31 Abs. 4 UStDV kann als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung dabei der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird.
7. Entgelt und Entgeltsminderung
In der Rechnung ist das Entgelt oder die jeweiligen Entgelte aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen getrennt anzugeben.
Nach 10 Abs. 1 S. 2 UStG ist Entgelt alles, was der Leistungsempfänger aufwendet, um die Leistung zu erhalten, jedoch abzüglich der Umsatzsteuer.
Dies bedeutet im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, dass in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen ist ( 31 Abs. 1 UStDV).
Daneben ist jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, anzugeben.
8. Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Die Rechnung muss den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, enthalten. Bei dem Hinweis auf eine Steuerbefreiung ist es nicht erforderlich, dass der Unternehmer die entsprechende Vorschrift des UStG nennt.
9. Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers in den Fällen des 14b Abs. 1 S. 5 UStG
Bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück trifft auch den Nichtunternehmer eine zweijährige Aufbewahrungspflicht die bußgeldbewährt ist.
IV. Kleinbetragsrechnungen
Die UStDV enthält eine Erleichterung für Rechnungen über Kleinbeträge. Abweichend von den in 14 Abs. 4 UStG genannten Angeben müssen Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro (100 Euro bis zum 31.12.2005) nicht übersteigen, mindestens folgende Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Ausstellungsdatum,
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
V. Fahrausweise als Rechnungen
Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden, gelten als Rechnungen im Sinne des 14 UStG, wenn sie mindestens die folgenden Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Beförderungsleistung ausführt. 2 31 Abs. 2 ist entsprechend anzuwenden,
2. das Ausstellungsdatum,
3. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe,
4. den anzuwendenden Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz nach 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG unterliegt, und
5. im Fall der Anwendung des 26 Abs. 3 UStG einen Hinweis auf die grenzüberschreitende Beförderung von Personen im Luftverkehr.
Weitere Einzelheiten ergeben sich aus 34 UStDV und A 186 UStR 2008.
VI. Aufbewahrungspflichten
1. Unternehmerischer Bereich
Unternehmer müssen ausgestellte und erhaltene Rechnungen für 10 Jahre in einem lesbaren Zustand aufbewahren. Für ausgestellte Rechnungen ist ein Doppel aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.
Verstöße hiergegen können mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 € geahndet werden.
2. Nichtunternehmerischer Bereich
Wird über steuerpflichtige Werklieferungen oder über sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet, so müssen auch Nichtunternehmer die empfangene Rechnung, Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Urkunde zwei Jahre lang aufbewahren. Gleiches gilt für Unternehmer, die eine solche Leistung für ihren nichtunternehmerischen Bereich verwenden.
Verstöße hiergegen können mit einem Bußgeld von bis zu 500 € geahndet werden.
