Ob eine Aufmerksamkeit vorliegt, richtet sich nicht nach der Höhe der Aufwendungen, sondern nach der Verkehrsauffassung und Üblichkeit. Eine genauere Definition gibt es leider nicht. Im Zweifel wird es also auf die Sicht eines Prüfers oder Richters ankommen.
Produkt- und Warenverköstigungen stehen in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte und sind daher keine Bewirtungen, sondern stellen als unbegrenzt abziehbaren Werbeaufwand dar.
3. Geschäftlicher Anlass
Ein geschäftlicher Anlass besteht bei der Bewirtung von betriebsfremden Personen, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen wie Geschäftsfreunde, Kunden, Lieferanten, Handelsvertreter, Bewerber oder Berater. Hierzu zählen auch Begleitpersonen, z.B. eine Sekretärin oder die Ehefrau des Geschäftspartners.
Dies gilt auch bei Besuchern des Betriebes im Rahmen von Öffentlichkeitsarbeit.
Auf den teilnehmenden Steuerpflichtigen, dessen Arbeitnehmer (z.B. Sekretärin) oder auf Familienangehörige entfallende Kosten, sind „geschäftlich veranlasst , sofern ein solcher geschäftlicher Anlass überhaupt zu bejahen ist.
Bei Geschäfts- und Dienstreisen können bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen neben den Bewirtungskosten auch die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden.
Die Bewirtung ausschließlich von Arbeitnehmern des Betriebes (z.B. Weihnachtsfeiern, Betriebsfeste) ist nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst und in voller Höhe abzugsfähig (nicht jedoch die Bewirtung von Arbeitnehmern gesellschaftsrechtlich verbundener Unternehmen: diese sind geschäftlich veranlasst und nur beschränkt abzugsfähig).
Bei einer Bewirtung in der Wohnung des Steuerpflichtigen überwiegt regelmäßig der private Charakter (Ausnahmen sind unter besonderen Umständen denkbar, z.B. bei Treffen, die abgeschirmt von der Öffentlichkeit stattfinden oder wo dies als besondere Geste der Wertschätzung aus geschäftlichen Gründen beabsichtigt ist).
Bewirtungen aus privaten Gründen (z.B. bei runden Geburtstagen, Beförderungen, Hochzeit, Geburt, Dienstjubiläum) sind regelmäßig privat veranlasst, auch wenn daran überwiegend oder ausschließlich Geschäftsfreunde teilnehmen.
4. Angemessenheit
Ob Kosten angemessen sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, der allgemeinen Verkehrsauffassung und den jeweiligen Branchenverhältnissen (z.B. Größe des Unternehmens, Umsatz, Gewinn, Bedeutung der Geschäftsbeziehung, Konkurrenz, Großauftrag).
Unangemessene Kosten sind nicht abzugsfähig, angemessene Aufwendungen nur zu 70 v.H.
Vorsteuern sind unter den allgemeinen Voraussetzungen des 15 UStG abzugsfähig, soweit die Bewirtungsaufwendungen nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind. Die frühere Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf 70 v.H. der angemessenen Bewirtungsaufwendungen ist nicht mehr anzuwenden. Bei Bewirtung in der betriebseigenen Kantine können aus Vereinfachungsgründen die Sach- und Personalkosten angesetzt werden: 15 Euro je Bewirtung werden nicht beanstandet.
5. Nachweise
Die Höhe und die geschäftliche Veranlassung der Bewirtungskosten sind zeitnah, durch Angabe von Ort, Tag, Teilnehmer (einschl. des Bewirtenden) und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen schriftlich nachzuweisen; der Beleg ist vom Bewirtenden zu unterschreiben. Hierzu genügt auch ein Eigenbeleg, der die erforderlichen Angaben enthält.
Der Anlass der Bewirtung muss konkret benannt werden, damit die geschäftliche Veranlassung überprüft werden kann; allgemeine Angaben wie z.B. „Kundenpflege , oder „Informationsgespräch reichen nicht aus.
Die Rechnung muss den Anforderungen des 14 UStG genügen (vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistungen, Entgelt, Tag der Bewirtung) und maschinell erstellt und registriert sein. Für Kleinbeträge bis 150 Euro genügen die in 33 UStDV geforderten Angaben: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Art, Menge oder Umfang der Leistungen, das Bruttoentgelt sowie der Steuersatz.
Der Umfang der Leistungen muss über die umsatzsteuerlichen Angaben hinaus mit allen Einzelpreisen detailliert benannt sein.
Alle Teilnehmer der Bewirtung (auch der Steuerpflichtige, teilnehmende Arbeitnehmer, Familienangehörige) sind durch die Angabe der einzelnen Namen zu bezeichnen.
6. Aufzeichnungspflichten
Die Aufwendungen sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben (gesondertes Konto) aufzuzeichnen.
Die Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen, i.d.R. innerhalb von ca. 10 Tagen.